Referat af den ordinære generalforsamling i Grundejerforeningen Gartnervænget, afholdt den 16. marts 2016

1. Valg af dirigent

Svend GV 66B blev valgt som dirigent.
Dirigenten startede generalforsamlingen med at konstatere, at indkaldelse mv. var korrekt og at generalforsamlingen hermed er lovlig.
Dirigenten havde konkrete forslag til ændring af dagsorden. Dette blev godkendt og referatet er skrevet efter denne ændring.

2. Bestyrelsens beretning og foreningens virksomhed – herunder orientering om legeplads og vejvedligeholdelse

Formanden aflagde bestyrelsens beretning. Dokumentet er vedlagt dette referat.
Uffe GV orienterede om legepladsfornyelserne.
Jørgen orienterede om prisoverslaget for ny asfaltering af vejene i Gartnervænget.

Beretningen og orienteringerne blev kort drøftet og herefter vedtaget.
Der er konkret forslag om, at basketball kurvene sænkes, så de holder de gængse mål.

Bestyrelsens beretning og foreningens virksomhed i 2015

Der har i det forgangne år været nogle verserende sager i forhold til foreningen.

På sidste generalforsamling blev der drøftet og vedtaget at der skulle opsættes synlig afgrænsning i skellet op mod Violvej. Dette blev effektueret.

Efterfølgende har bestyrelsen været i dialog med beboerne, og det er aftalt, at der to gange årligt laves et fælles gennemgang af området, så vi på denne måde er i en konstruktiv dialog med beboerne.

På nuværende tidspunkt er der ikke forhold der er uhensigtsmæssige i forhold til skov og beboelse, men der trænger til oprydning og pleje af arealet. Dette har vi søgt om tilladelse til fra kommunen. Svaret herpå afventes.

Endvidere ønsker bestyrelsen at pindene med ståltråd forkortes.

Der har været Hegnsyn i f.h.t. skellet mellem Gartnervænget 4 og fællesarealet.
Resultatet af dette blev, at der skulle opsættes et hegn, og udgiften hertil fordeles ligeligt mellem ejeren af Violvej 4 og Grundejerforeningen.
Dette blev effektueret.

Vi har arbejdet med at undersøge vedr. fartgrænsen i området, idet der har været ønske om at få denne nedsat til 20 km i timen.
Der er indsendt en ansøgning til kommunen, som afventes.
Bestyrelsen har besluttet, at der males skabeloner af legende børn direkte på asfalten, i et forsøg på at dæmpe farten.

Bestyrelsen har drøftet brugen af kemikalier til bekæmpelse af ukrudt i området.
Det blev besluttet, at vi ikke anvender kemikalier, i lighed med Skanderborg Kommune.

Der har været afholdt et par arbejdslørdage og aftner med varieret og ringe tilslutning.
Derfor har vi fremsat et oplæg til drøftelse her på generalforsamlingen vedr. dette.

Aura er i øjeblikket ved at installere fibernet i området.
Dette har givet gener for nogle, og ingen havde vist forestillet sig, at det ville blive så omfattende.
Bestyrelsen har ikke været involveret i dette. Selvom vi har private veje, er det kommunen der involveres.
Aura og kommunen laver en overdragelsesforretning, når arbejdet er slut, i forhold til at fliser m.m. efterlades som før.
Vi vil som bestyrelse sørge for at blive involveret i denne overdragelsesgennemgang af området.

Vi har arbejdet med stort og små, blandt andet har der været et stigende og irriterende problem omkring hundelorte i kvarteret.
Bestyrelsen har forsøgt at opstille små skilte til hundeejerne, hvilket resulterede i en øgning af problemet!
Ifølge den nye hundelov 2016 kan man angiveligt idømmes bøder, vis man ikke rydder op efter sin hund. Hvordan vi kan håndhæve dette, er et godt spørgsmål!!

3. Regnskab

Jørgen GV 14 fremlagde regnskabet.
Regnskabet blev godkendt

4. Budget og kontingent

Jørgen GV14 fremlagde budget og forslag til kontingent
Budget og kontingent blev vedtaget.

5. Forslag fra medlemmerne

Ingen forslag modtaget

6. Forslag fra bestyrelsen

Vedtagelse af vedtægtsjustering

Punktet blev drøftet og der blev fremsat ønske om, at der sendes erindringsmail/advis ud til medlemmerne når der er arbejdsdage, nyt referat og lign. Bestyrelsen vil drøfte dette på kommende møde og undersøge, om der er en smartere måde at udsende advis når der er nyt på hjemmesiden. Det har indtil nu været et problem med mange tilbageviste mails, idet der ikke er meddelt ændringer i mailadresser mv.

I det kommende år vil bestyrelsen, bistået af Svend GV 66B udarbejde et nyt sæt vedtægter, som herefter kan godkendes på Generalforsamlingen 2017. Det nye sæt vedtægter skal tage højde for en bedre formulering og tilpasning til nutiden.

Fremover vil al kommunikation om bestyrelsesarbejdet ses på hjemmesiden.
Ligeledes vil indkaldelse til generalforsamling foregå på hjemmesiden, samt ved et papirophæng i kassen.
Der arbejdes på en autoløsning, hvor medlemmerne selv skal tilmelde sig en advis løsning.

10. Valg til bestyrelse

Lene og Mie ønsker ikke genvalg.
Nyvalgte er:
Allan Dahl GV 40 – valgt for 2 år
Hans Sørensen GV 43 – valgt for 2 år

11. Valg af suppleanter

Carl GV 6 og Britta GV 15 er valgt som suppleanter i en 1-årig periode

12. Valg af revisor og revisorsuppleant

Lars GV 36 er valgt som revisor og Svend GV 66B er revisorsuppelant.

13. Eventuelt

a. Drøftelse af tilslutningen på arbejdsdage – fra bestyrelsen

Bestyrelsen ønskede en drøftelse af den noget ringe tilslutning på arbejdsdagene og opfordrede medlemmerne til at komme med gode ideer og input til at gøre disse dage mere attraktive.

Drøftelsen gik fint og der er følgende forslag:

• ud og stemme dørklokker
• • bedre advisering, annoncering
• • beskrive opgaverne inden arbejdsdage og opsamling efter arbejdsdagene
• • have opgavekoordinator
• • spørgeskemaer om gode ideer
• • godt med forskellige hverdagsaftner
• • fokus på værdier – kom og hyg
• • bedre skiltning
• • sende erindring ud til alle

Bestyrelsen vil drøfte de indkomne ideer og forsøge om nye tiltage kan få flere til at deltage i arbejdsdagene.
Alle er klar over, at arbejdet er vigtigt og at det kan komme til at betyde kontingentstigning, hvis vi ikke får arbejdet gjort i fællesskab.

B. Drøftelse af tilslutning til sommerfest – fra bestyrelsen

Bestyrelsen ønskede at drøfte tilslutningen til sommerfesten på grund af ringe tilslutning. Der efterlyses gode ideer og input til at samle flere medlemmer til denne årlige begivenhed.

Der er følgende forslag fra generalforsamlingen:

• er det det rigtige tidspunkt – kan det med fordel ændres til midten af august?
• kan det måske være en søndag?
• der laves tilmeldingslister
• der findes en koordinater ( Uffe og Carl har allerede meldt sig)
• genoptage markedsdag for både børn og voksne
• heldags hygge lørdag med både arbejdsdag, markedsdag, kaffebord og fællesspisning
• god underholdning kunne være sjovt hvis nogen melder sig

Bestyrelsen vil nu efterfølgende drøfte konceptet for sommerfesten og der sendes information ud i god tid.

C. Opførelse af carport – spørgsmål fra medlemmer

Der blev stillet spørgsmål op opførelse af carport. Som bestyrelsen er orienteret, så foregår al godkendelse i Teknisk Afdeling.
Der skal dog være særlig opmærksomhed på, at man overholder reglerne i Gartnervænget.
Bestyrelsen opfordrer til, at medlemmerne altid giver en orientering til bestyrelsen når der er tilbygning mv.

D. 17.3.2016
For referatet: Grethe Seekjær GV 58A

Underskrifter: